Manuale per il giorno dell'evento
Date alla squadra d'ingresso un processo chiaro prima che arrivi il primo ospite.
Un ingresso rapido dipende più dalla preparazione e da decisioni chiare che dalla sola velocità di scansione. Entriza separa biglietti, tavoli, ingressi in lista e premi, così il personale può usare la modalità corretta e capire il risultato. Il manuale copre preparazione, scansioni dal vivo, eccezioni, privacy e passaggio di consegne dopo la chiusura.
Assegnate ruoli, postazioni ed escalation prima dell'apertura
Decidete chi supervisiona l'ingresso, scansiona i biglietti, gestisce liste o tavoli e risolve le eccezioni. Date a ciascuno un account personale e il ruolo più limitato necessario per evento e postazione. Non condividete una password organizzatore fra dispositivi. Ogni addetto deve conoscere il responsabile dell'evento, il contatto rimborsi e quando un problema in coda va inoltrato invece di improvvisare.
Cosa fare
- Confermate evento, postazione e modalità di scansione su ogni dispositivo.
- Annotate il contatto del responsabile e la sua autorità sulle eccezioni.
- Rimuovete eventi non pertinenti e funzioni amministrative dall'accesso d'ingresso.
Preparate dispositivi e coda fisica
Usate telefoni carichi con fotocamere funzionanti, connessione dati affidabile e schermi leggibili all'aperto o con poca luce. Aprite lo scanner e accedete prima dell'arrivo degli ospiti. Posizionate il punto scansione dove si può fermare un codice duplicato o bloccato senza rallentare tutti. Un codice manuale è un ripiego per problemi alla fotocamera, non una scorciatoia per liste di codici copiate in chat.
Cosa fare
- Caricate i dispositivi, portate batterie esterne approvate e verificate la connessione.
- Controllate fotocamera, luminosità e autorizzazioni dello scanner.
- Create un punto separato per il controllo manuale e mantenete fluida la coda principale.
Scansionate una volta e seguite il risultato
Scegliete modalità Biglietto per i codici QR dei biglietti e le modalità dedicate per tavoli, ingressi in lista o premi. La prima scansione valida registra l'ammissione con un'operazione atomica. Una scansione successiva deve mostrare che il codice è già usato, invece di ammettere un'altra persona. Leggete il risultato in linguaggio chiaro prima di far passare qualcuno. Evitate scansioni rapide ripetute: complicano l'interazione per personale e ospiti senza cambiare lo stato del codice.
Cosa fare
- Inquadrate un solo codice QR e aspettate il risultato sullo schermo.
- Confermate l'ospite solo dopo una risposta valida.
- Inviate i risultati bloccati, revocati, rimborsati o già usati al punto eccezioni.
Gestite separatamente liste ospiti, tavoli e premi
Un nome in lista non è un biglietto pagato, un pacchetto tavolo può coprire più persone e un QR premio non è un titolo d'ingresso. Usate la modalità scanner adatta e confermate l'ambito mostrato. Gli addetti ai premi devono verificare validità, postazione, età ed eventuale requisito di biglietto prima del riscatto. Un premio riscattato non torna inutilizzato perché l'ospite conserva uno screenshot.
Cosa fare
- Controllate quantità e dettagli del pacchetto prima di completare un ingresso tavolo.
- Usate il flusso lista ospiti per ingressi nominativi invece di cercare ordini di biglietti.
- Riscattate premi solo alla postazione assegnata e offrite l'alternativa analcolica indicata dove richiesta.
Usate con attenzione il percorso eccezioni ed emergenze
Se un codice è dubbio, controllate prima evento e modalità selezionati. Chiedete al responsabile di verificare ordine o ospite dalla dashboard autorizzata. Non accettate una notifica bancaria, un messaggio social o un PDF modificabile al posto di un codice valido. Se manca la connessione, usate solo il processo d'emergenza verificato e attivato dal responsabile, registrate le decisioni eccezionali e tornate allo scanner dal vivo appena il servizio riprende.
Cosa fare
- Tenete l'ospite fuori dal flusso di ammessi durante il controllo.
- Inoltrate controversie su identità, pagamenti e rimborsi al responsabile indicato.
- Non fotografate mai documenti ID, carte di pagamento o codici QR con un telefono personale.
Proteggete i dati degli ospiti e chiudete l'operazione
Il personale deve vedere solo i dati necessari per decidere l'ammissione. Evitate esportazioni stampate, fogli condivisi e screenshot dei dati ospiti, salvo richiesta specifica del processo d'emergenza approvato. Dopo l'ultimo periodo d'ingresso, confrontate conteggi scanner e operativi, documentate le eccezioni irrisolte e uscite dai dispositivi condivisi o temporanei. Rimuovete gli accessi all'evento non più necessari e inviate i casi clienti rimanenti all'assistenza strutturata.
Cosa fare
- Riconciliate biglietti ammessi, tavoli e conteggi della lista con il responsabile.
- Registrate i casi irrisolti senza copiare dati personali inutili.
- Uscite dai dispositivi e chiudete gli accessi temporanei del personale a fine turno.
Trenta minuti prima dell'apertura
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Manuale per il giorno dell'evento
Domande frequenti sull'ingresso
Lo scanner dice che il biglietto è già usato. Dobbiamo scansionare ancora?
No. Inviate l'ospite al controllo manuale e fate verificare ammissione e ordine dal responsabile autorizzato. Ripetere la scansione non ripristina il codice e non deve sostituire una decisione responsabile.
La connessione internet è caduta. Possiamo ammettere tutti dagli screenshot?
No. Il responsabile deve attivare il processo d'emergenza approvato. Gli screenshot da soli non mostrano se un codice è stato rimborsato, trasferito, revocato o già utilizzato.
Un ospite ha un QR premio ma nessun biglietto. Il premio è valido?
Leggete il risultato del premio e la regola della campagna. Alcune campagne richiedono un biglietto valido, altre possono imporre limiti di età o postazione. Non scansionate mai un codice premio come biglietto d'ingresso.