תנו לצוות הכניסה נוהל ברור לפני שהאורח הראשון מגיע.

החליטו מי מפקח על הכניסה, סורק כרטיסים, מטפל ברשימות או בשולחנות ופותר חריגים. תנו לכל אדם חשבון משלו ואת התפקיד המצומצם ביותר הנחוץ לאירוע ולעמדה. אל תשתפו סיסמת מארגן בין מכשירים. כל עובד צריך להכיר את מנהל האירוע, איש הקשר להחזרים והשלב שבו יש להסלים בעיה בתור במקום לאלתר.

השתמשו בטלפונים טעונים עם מצלמות תקינות, חיבור נתונים אמין ומסך קריא בחוץ או בתאורה חלשה. פתחו את הסורק והיכנסו לפני הגעת האורחים. מקמו את עמדת הסריקה כך שניתן לעצור קוד כפול או חסום בלי לעכב את כולם מאחוריו. קוד ידני הוא גיבוי לתקלת מצלמה, ולא קיצור דרך לרשימות קודים שהועתקו לצ'אט.

בחרו מצב כרטיס לקודי QR של כרטיסים ובמצבים הייעודיים לשולחנות, רשימות אורחים או פרסים. הסריקה התקינה הראשונה רושמת כניסה בפעולה אטומית. סריקה מאוחרת צריכה להראות שהקוד כבר נוצל במקום להכניס אדם נוסף. קראו את התוצאה בשפה ברורה לפני שתאפשרו מעבר. הימנעו מסריקות מהירות חוזרות שמקשות על הצוות והאורחים בלי לשנות את מצב הקוד.

שם ברשימת אורחים אינו כרטיס ששולם, חבילת שולחן יכולה לכלול כמה אנשים וקוד QR לפרס אינו אישור כניסה. השתמשו במצב הסריקה המתאים ואשרו את ההיקף שמוצג. צוות פרסים צריך לבדוק תוקף, עמדה, גיל וכל דרישת כרטיס לפני מימוש. פרס שמומש אינו חוזר להיות לא מנוצל משום שלאורח עדיין יש צילום מסך.

כשהקוד לא ברור, בדקו תחילה את האירוע ומצב הסריקה שנבחרו. בקשו ממנהל האירוע לבדוק הזמנה או רשומת אורח בלוח הבקרה המורשה. אל תקבלו הודעה מהבנק, מסר ברשת חברתית או PDF שניתן לעריכה במקום קוד תקין. אם החיבור נופל, השתמשו רק בנוהל החירום המבוקר שהופעל בידי המנהל האחראי, רשמו החלטות חריגות וחזרו לסורק החי מיד כשהשירות חוזר.

צוות הכניסה צריך לראות רק מידע הדרוש להחלטת הכניסה. הימנעו מיצוא מודפס, גיליונות משותפים וצילומי רשומות אורחים, אלא אם נוהל חירום מאושר דורש אותם במפורש. לאחר זמן הכניסה האחרון, השוו ספירות סורק ותפעול, תעדו חריגים שלא נפתרו וצאו ממכשירים משותפים או זמניים. הסירו גישה לאירוע שאינה נחוצה והעבירו פניות לקוחות שנותרו לתמיכה מסודרת.