Handbuch für den Eventtag
Gib dem Einlassteam einen klaren Ablauf, bevor der erste Gast kommt.
Schneller Einlass hängt stärker von Vorbereitung und eindeutigen Entscheidungen ab als von reiner Scangeschwindigkeit. Entriza trennt Tickets, Tische, Gästeliste und Boni, damit Mitarbeiter den richtigen Modus nutzen und das Ergebnis verstehen. Dieses Handbuch behandelt Vorbereitung, Live-Scanning, Ausnahmen, Datenschutz und die Übergabe nach dem Einlass.
Verteile Rollen, Stationen und Eskalation vor der Öffnung
Lege fest, wer den Einlass leitet, Tickets scannt, Gästelisten oder Tische betreut und Ausnahmen entscheiden darf. Jede Person erhält ein eigenes Konto und nur die für dieses Event und diese Station nötige Rolle. Teile kein Veranstalterpasswort auf mehreren Geräten. Alle Mitarbeiter müssen wissen, wer Eventleitung und Refund-Kontakt ist und wann ein Problem eskaliert statt spontan entschieden wird.
Das ist zu tun
- Kontrolliere Event, Station und Scanmodus auf jedem Gerät.
- Notiere Kontakt und Entscheidungsbefugnis der Eventleitung.
- Entferne fremde Events und Verwaltungsfunktionen aus dem Einlasszugriff.
Bereite Geräte und Warteschlange vor
Nutze geladene Telefone mit funktionierender Kamera, zuverlässigem Datenzugang und gut lesbarem Display. Öffne Scanner und Anmeldung vor Ankunft der Gäste. Platziere den Scanpunkt so, dass gesperrte oder doppelte Codes separat geprüft werden können, ohne alle anderen aufzuhalten. Der manuelle Code ist ein Ersatz bei Kameraproblemen und keine Abkürzung für in Chats kopierte Codelisten.
Das ist zu tun
- Lade Geräte, halte freigegebene Powerbanks bereit und prüfe die Verbindung.
- Kontrolliere Kamera, Displayhelligkeit und Scannerberechtigung.
- Richte einen getrennten Platz für manuelle Prüfungen ein.
Scanne einmal und folge dem Ergebnis
Wähle Ticket für Ticket-QRs und die eigenen Modi für Tische, Gästeliste oder Boni. Der erste gültige Scan erfasst den Zutritt atomar. Ein späterer Scan zeigt den bereits verwendeten Code, statt eine zweite Person einzulassen. Lies das verständliche Ergebnis, bevor du Zutritt gibst. Schnelle Wiederholungsscans erschweren den Ablauf, ohne den Zustand des Codes zu ändern.
Das ist zu tun
- Erfasse genau einen QR und warte auf das Ergebnis.
- Bestätige den Gast erst nach einer gültigen Antwort.
- Führe gesperrte, widerrufene, erstattete oder schon verwendete Codes zur Ausnahmeprüfung.
Behandle Gästeliste, Tische und Boni getrennt
Ein Gästelistenname ist kein bezahltes Ticket, ein Tischpaket kann mehrere Personen umfassen und ein Bonus-QR ist kein Eintrittscode. Nutze den passenden Modus und bestätige den auf dem Bildschirm genannten Umfang. An der Bonusstation werden Gültigkeit, Station, Alter und gegebenenfalls Ticketpflicht geprüft. Nach der Einlösung ist der Bonus nicht wieder unbenutzt, nur weil noch ein Screenshot existiert.
Das ist zu tun
- Prüfe Personenzahl und Paketdetails vor dem Tischzutritt.
- Nutze für Namen den Gästelistenablauf und nicht die Ticketsuche.
- Löse Boni nur an der Station ein und biete die genannte alkoholfreie Alternative an.
Nutze Ausnahme- und Notfallwege vorsichtig
Prüfe bei einem unklaren Code zuerst Event und Scanmodus. Die Eventleitung kann Bestellung oder Gästedatensatz im autorisierten Dashboard prüfen. Eine Banking-Nachricht, Social-Media-Nachricht oder bearbeitbare PDF ersetzt keinen gültigen Code. Fällt die Verbindung aus, darf nur der von der verantwortlichen Leitung aktivierte, protokollierte Notfallprozess verwendet werden. Halte Ausnahmen fest und kehre schnell zum Live-Scanner zurück.
Das ist zu tun
- Halte den Gast während der Prüfung außerhalb des bereits eingelassenen Bereichs.
- Eskaliere Identitäts-, Zahlungs- und Erstattungskonflikte an die Eventleitung.
- Fotografiere keine Ausweise, Zahlungskarten oder QR-Codes mit privaten Telefonen.
Schütze Gästedaten und schließe den Betrieb ab
Einlasspersonal sieht nur Daten, die für die Zutrittsentscheidung nötig sind. Vermeide gedruckte Exporte, geteilte Tabellen und Screenshots von Gästedaten, sofern ein freigegebener Notfallprozess sie nicht ausdrücklich verlangt. Nach dem letzten Einlass vergleichst du Scanner- und Betriebszahlen, dokumentierst offene Ausnahmen und meldest gemeinsame oder temporäre Geräte ab. Beende nicht mehr benötigte Eventrechte und leite Kundenfälle an den strukturierten Support weiter.
Das ist zu tun
- Gleiche eingelassene Tickets, Tische und Gästeliste mit der Eventleitung ab.
- Dokumentiere offene Fälle ohne unnötige Personendaten.
- Melde Geräte ab und schließe temporäre Mitarbeiterzugriffe nach der Schicht.
Dreißig Minuten vor dem Einlass
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Handbuch für den Eventtag
Häufige Einlassfragen
Der Scanner meldet ein bereits benutztes Ticket. Noch einmal scannen?
Nein. Führe den Gast zur manuellen Prüfung und lass die autorisierte Eventleitung Zutritt und Bestellung kontrollieren. Wiederholte Scans stellen den Code nicht wieder her und ersetzen keine verantwortliche Entscheidung.
Das Internet ist ausgefallen. Dürfen wir alle Screenshots akzeptieren?
Nein. Die verantwortliche Leitung muss den freigegebenen Notfallprozess aktivieren. Ein Screenshot zeigt nicht, ob ein Ticket erstattet, übertragen, widerrufen oder bereits verwendet wurde.
Ein Gast hat einen Bonus-QR, aber kein Ticket. Ist der Bonus gültig?
Lies Scannergebnis und Kampagnenregel. Manche Boni verlangen ein gültiges Event-Ticket oder haben Alters- und Stationsregeln. Ein Bonuscode darf niemals als Eintrittsticket gescannt werden.