Handbuch für Veranstalter
Mache aus deinem Eventplan einen kontrollierten Verkaufs- und Einlassablauf.
Entriza verbindet Veranstalter, Location, Line-up, Kontingente, Zahlungen und Einlass, hält die jeweiligen Rechte aber getrennt. Dieses Handbuch folgt der Reihenfolge im Veranstalter-Dashboard. Richte den rechtlichen Verkäufer und die Zahlung zuerst ein und halte alle öffentlichen Angaben in den vier unterstützten Sprachen aktuell.
Erstelle den Veranstalterbereich und verteile Verantwortung
Beginne mit einem persönlichen Konto und erstelle oder betrete danach den Veranstalterbereich des Eventteams. Der Bereich bildet die operative Organisation ab; der verbundene Verkäufer trägt die Verantwortung für den Ticketverkauf. Eine Person darf zugleich DJ oder Locationmanager sein, doch die Rechte bleiben getrennt. Gib Kollegen nur Zugriff auf Events, Locations, Boni, Gästeliste, Scanner oder finanzbezogene Aufgaben, die sie wirklich bearbeiten.
Das ist zu tun
- Verwende den echten öffentlichen Namen und eine betreute Kontaktadresse.
- Lege fest, wer veröffentlicht, Kontingente verwaltet, Erstattungen beantwortet und den Einlass leitet.
- Entferne Zugriffe sofort, wenn jemand nicht mehr für das Event arbeitet.
Verbinde Verkäufer und Zahlungskonto
Verbinde im Setup das Stripe-Konto des Veranstalters und vervollständige die von Stripe verlangte Prüfung. Ticketzahlungen werden für den auf der Eventseite genannten Veranstalter verarbeitet. Entriza benötigt weder rohe Kartendaten noch Kopien von Stripe-Identitätsdokumenten. Solange das Zahlungskonto die vorgesehenen Zahlungen nicht empfangen kann, bleibt die Start-Checkliste unvollständig. Kläre Einschränkungen, bevor du einen Verkaufsstart ankündigst.
Das ist zu tun
- Trage Geschäfts- und Auszahlungsdaten direkt im von Stripe bereitgestellten Ablauf ein.
- Kehre zum Dashboard zurück und kontrolliere den dort angezeigten Prüfstatus.
- Bestimme eine verantwortliche Person für Zahlungsstreitfälle und Erstattungsentscheidungen.
Wähle die Location und baue die Eventseite
Suche nach bestehenden Locations, bevor du eine neue anlegst. Die Nutzung eines Ortes verbindet ihn mit dem Event, überträgt aber keine Kontrolle über dessen Profil. Ergänze Name, Beschreibung, Datum, Beginn und Ende, Altersregel, Bilder und alle praktischen Hinweise. Prüfe Englisch, Griechisch, Deutsch und Russisch vor der Einreichung. Automatische Übersetzungen sind Entwürfe. Namen, Musikbegriffe, Zutrittsregeln und lokale Formulierungen brauchen eine menschliche Kontrolle.
Das ist zu tun
- Vergleiche Pin, Stadt und Locationname mit dem tatsächlichen Gästeeingang.
- Erkläre Format, letzten Einlass und wichtige Hinweise zur Zugänglichkeit.
- Verknüpfe Veranstalter, Location und Line-up als getrennte Identitäten.
Richte Kontingente, Preise und Zusatzfunktionen ein
Jede Ticketart braucht einen klaren Namen, eine Beschreibung, Kapazität, Preis und maximale Anzahl pro Bestellung. Nutze Preisphasen und Promo-Codes nur mit verständlichen Zeiträumen und Limits. Tischpakete, Gästelistenplätze und Boni sind getrennte Produkte und dürfen nicht still aus dem falschen Kontingent buchen. Eine Bonuskampagne benötigt echtes Budget, bezahlte Empfehlungen als Schwelle, ein Nutzerlimit, einen Einlösezeitraum und eine besetzte Bonusstation.
Das ist zu tun
- Gleiche alle verkaufbaren Kapazitäten mit der genehmigten Betriebsgrenze ab.
- Lass jede Ticketbeschreibung von einer Person prüfen, die sie nicht eingerichtet hat.
- Lege Limits für Boni und Gästeliste vor dem Teilen von Einladungen fest.
Schließe die Prüfung ab und veröffentliche bewusst
Nutze die Start-Checkliste als maßgebliche Liste fehlender Angaben. Prüfe Verkäufer, Zahlung, Location, Zeiten, Ticketbestand, Refund-Kontakt und sämtliche Übersetzungen. Mit der Einreichung beginnt der vorgesehene Prüfweg; ein Entwurf ist noch nicht öffentlich verkäuflich. Teile nach der Veröffentlichung die feste Entriza-URL, damit Gäste aktuelle Informationen statt eines nicht änderbaren Bildes erhalten.
Das ist zu tun
- Öffne die Vorschau auf dem Telefon und prüfe alle Profil- und Line-up-Links.
- Gehe Checkout und Einlass mit den verantwortlichen Personen vor größerem Verkauf durch.
- Veröffentliche erst, wenn Support- und Erstattungsanfragen beantwortet werden können.
Bearbeite Änderungen, Kundenfälle und Reporting
Halte die Eventseite auch nach der Veröffentlichung aktuell. Wesentliche Änderungen an Datum, Location, Stadt, Ticketstatus oder Absagezustand erzeugen Hinweise für betroffene Nutzer. Erstattungsanfragen bleiben strukturierte Fälle, bis Entscheidung und Zahlungsaktion abgeschlossen sind. Das Dashboard verbindet Bestellungen, bezahlte Empfehlungen, Einlass und weitere Betriebszahlen, ohne dass unnötige Personendaten exportiert werden müssen. Dokumentiere Ausnahmen und nutze den Plattform-Support bei unklarem Zahlungs-, Code- oder Rechtestatus.
Das ist zu tun
- Benenne für jede wesentliche Änderung und Kundenmitteilung eine verantwortliche Person.
- Teile keine rohen Gästelisten in Gruppenchats, nur um Verkaufszahlen abzugleichen.
- Schließe nach dem Event nicht mehr benötigte Zugriffe und bewahre nur erforderliche Unterlagen auf.
Start-Checkliste für Veranstalter
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Handbuch für Veranstalter
Häufige Veranstalterfragen
Warum kann ich das Event nicht veröffentlichen?
Öffne die Start-Checkliste und bearbeite den ersten unvollständigen Punkt. Häufig fehlen Verkäuferprüfung, Location- oder Ticketdaten, Übersetzungen, Rechte oder eine Freigabe. Erstelle kein doppeltes Event, um die Sperre zu umgehen.
Darf ich ein Location- oder DJ-Profil bearbeiten, weil es auf meinem Event erscheint?
Nein. Eine Eventverknüpfung gibt keine Kontrolle über fremde Profile. Lade den DJ ein, bitte den Locationinhaber um eine Änderung oder nutze das Claim-Verfahren, wenn du die Vertretung belegen kannst.
Was ist bei Verschiebung oder Absage zu tun?
Aktualisiere Status und öffentliche Informationen sofort, dokumentiere die Entscheidung, prüfe den passenden Erstattungsweg und beantworte betroffene Supportfälle. Ein Social-Media-Post allein reicht als Hinweis an Ticketinhaber nicht aus.